Personalkosten kalkulieren für Anfänger

Ehe Sie nach Mitarbeitern für Ihre Waschanlage suchen, müssen Sie Personalkosten kalkulieren. Nur so haben Sie einen Überblick darüber, was Sie für das Personal ausgeben müssen - und das ist wichtig für den Finanzplan. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte.

So setzen sich die Personalkosten zusammen

Arbeitnehmer sehen nur das, was auf ihrem Lohn- oder Gehaltszettel steht. Als Arbeitgeber werden Sie feststellen, dass es mit diesem Entgelt nicht getan ist: Die Personalkosten setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Sie bezahlen neben der Vergütung für die Arbeit auch die Hälfte der Sozialversicherungen für Ihre Mitarbeiter. Diese zählen zu den Personalzusatzkosten, ebenso wie die Lohnfortzahlung bei Urlaub, Krankheit, an Feiertagen, bei Geburten, Beerdigungen oder Hochzeiten. Auch die betriebliche Altersvorsorge fällt in diese Kategorie, und wenn Sie sich entschließen, Ihren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeld zu zahlen, zählt auch dies dazu.

Das sind aber noch nicht alle Summen, aus denen sich die Personalkosten zusammensetzen. Es gibt auch noch die sonstigen Personalkosten. Diese umfassen alles, was Sie für die Fort- oder Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter investieren, ebenso wie die Zahlungen für Anzeigen und Vorstellungsgespräche, wenn Sie auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind. Auch der Preis für die dem jeweiligen Posten angemessene Arbeitskleidung, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, zählt zu den sonstigen Personalkosten. Das alles müssen Sie also in Ihre Rechnung mit einbeziehen, wenn Sie Ihre Personalkosten kalkulieren.

Beachten Sie den Mindestlohn

Sie dürfen die Löhne für Ihre Mitarbeiter nicht einfach so niedrig ansetzen, dass Ihre finanzielle Planung ein sattes Polster verspricht: Der Mindestlohn in Deutschland liegt seit dm 1. Juli 2021 bei 9,60 Euro - und zwar netto. Je mehr Sie zahlen, desto weniger Probleme haben Sie dabei, Mitarbeiter zu finden. Die meisten Menschen, die für den Mindestlohn arbeiten, verlassen ihren Arbeitgeber, sobald sie einen besser bezahlten Job in Aussicht haben.

Wie unterscheiden sich Lohn und Gehalt?

Manche Menschen verwenden die Begriffe Lohn und Gehalt synonym, dabei gibt es einen großen Unterschied: Von einem Gehalt spricht man, wenn die Mitarbeiter monatlich eine festgelegte Summe erhalten - unabhängig davon, ob sie in dem jeweiligen Monat Urlaub hatten oder krank gewesen sind oder ob es besonders viele Arbeitstage gegeben hat. In den meisten Fällen legt man im Vertrag das Gehalt für das ganze Jahr fest, bezahlt dem Mitarbeiter dann aber jeden Monat ein Zwölftel dieser Summe aus.

Der Lohn hingegen wird in den meisten Fällen für Stunden vereinbart und wöchentlich ausgezahlt. Der Mitarbeiter bekommt jede Stunde bezahlt, die er arbeitet, aber nicht mehr. An Feiertagen oder im Urlaub etwa bekommt er - anders als der Gehalt beziehende Kollege - nicht weiterhin Geld. Die Unterschiede sind also beträchtlich. Entsprechend müssen Sie überlegen, auf welcher Basis Sie Ihre Mitarbeiter beschäftigen möchten, ehe Sie die Personalkosten kalkulieren können. Wenn Sie Mitarbeiter auf Lohnbasis beschäftigen, werden viele von ihnen den Job als vorübergehend ansehen.

Es gibt Tools, mit denen Sie die Personalkosten kalkulieren können

Um herauszufinden, wie viel Sie Ihren Mitarbeitern zahlen können, sollten Sie zunächst den tatsächlichen Stundensatz für die Arbeit ermitteln. Dafür teilen Sie die angenommenen jährlichen Personalkosten (die sich aus allen oben genannten Einzelteilen zusammensetzen) durch die realen jährlichen Arbeitsstunden (also bereinigt von Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen) und fügen dem Ergebnis eine Gewinnmarge und einen Risikoaufschlag hinzu. Das klingt nicht nur kompliziert, es kann auch schnell dazu führen, dass Sie den Überblick verlieren. Daher ist es gut, dass es hilfreiche Tools gibt, mit denen Sie die Personalkosten kalkulieren können. Sie können zum Beispiel den Personalkostenrechner für Selbstständige verwenden, oder Sie entscheiden sich dafür einen finanziellen Aufwand zu leisten und legen sich einen Kostenplaner zu, der Ihnen nicht nur dabei hilft, Ihre Personalkosten zu kalkulieren.

Fazit: Personalkosten sind oft höher als zunächst angenommen

Agieren Sie mit Ihrer Waschanlage zum ersten Mal als Arbeitgeber, kann das Ergebnis Sie überraschen, wenn Sie Ihre Personalkosten kalkulieren: Sie fallen höher aus, als viele Menschen zunächst annehmen. Das liegt daran, dass sie sich nicht nur aus dem Bruttoarbeitsentgelt und den Sozialversicherungsbeiträgen zusammensetzen, sondern aus vielen weiteren Punkten, die das Personal betreffen. Immerhin gibt es verschiedene Tools, die bei der Kalkulation helfen, Sie listen auf, welche Punkte Sie der Rechnung noch hinzufügen müssen, rechnen hoch auf das Jahr und herunter auf die Stunde - je nachdem, ob Sie ein jährliches Gehalt oder einen Stundenlohn ermitteln möchten.

FAQ: Personalkosten

Wie setzen sich die Personalkosten zusammen?

Die Personalkosten umfassen Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnfortzahlungen bei Urlaub/Krankheit, betriebliche Altersvorsorge, Weihnachtsgeld, Fortbildungen, Anzeigenkosten für Mitarbeitersuche und Arbeitskleidung.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Lohn wird stundenweise bezahlt, variiert je nach Arbeitsstunden. Gehalt ist monatlich fix, unabhängig von den Stunden. Die Wahl der Entlohnungsform beeinflusst die Personalkostenkalkulation.

Gibt es Tools zur Berechnung der Personalkosten?

Ja, es gibt Tools wie den Personalkostenrechner für Selbstständige oder Kostenplaner, die komplexe Berechnungen erleichtern.